入学手続きの“見える化”が業務を変える――周南公立大学のDX実践例

数あるシステムの中から選定したその理由とは。

導入前にはどのような課題を感じていましたか？

以前は入学手続きに関する情報はExcelで個別に管理しており、入学金や授業料の納付状況を把握するには経理課へ個別に確認が必要でした。
情報更新にも時間がかかり、確認作業が属人化していたため、進捗の把握に手間がかかる点が大きな課題でした。
また、合格通知書や振込依頼書などを郵送する作業も、印刷・封入・宛名確認・発送まで多くの工数が発生し、職員の負担が大きくなっていました。
このした手作業中心の運用体制では、情報共有や問い合わせ対応にも時間がかかるなど、業務全体の非効率が顕在化していました。

導入の決め手はなんでしたか？

入学手続き業務の煩雑さや非効率さを解消するために、複数のサービスを比較検討しました。
その中でもPost@entranceは、機能や操作性に加え、提案内容の具体性が非常に高く、導入後の運用が明確にイメージできたことが大きなポイントでした。

特に印象的だったのは、担当の方から単なる機能説明にとどまらず、私たちの業務課題に対して「この機能をこう活用できます」といった、
実践的なアドバイスを丁寧にいただけた点です。
業務の流れや手順を理解したうえで、課題解決につながる運用提案をいただけたことが、信頼感の醸成にもつながりました。

また、システム構成が柔軟で、変更対応にもスムーズに応じられる設計になっている点も評価しました。
加えて、コスト面でも無理のない価格設定が導入の後押しとなりました。
最終的には、業務の効率化や職員の負担軽減にとどまらず、入学予定者への対応品質の向上も見込めると判断し、導入に至りました。

実際に導入して、どのような変化がありましたか？

Post@entranceの導入によって、入学手続業務全体の効率が格段に向上しました。

特に大きな変化として実感しているのは、入学予定者一人ひとりの手続き状況をリアルタイムで把握できるようになったことです。
以前はExcelで管理しており、経理課とやり取りを重ねながら入金状況を確認していましたが、現在は情報が一元化され、職員間でスムーズに共有できています。
また、従来は合格通知書や振込通知書などを郵送していたため、
発送準備や封入作業、送付先確認に多くの時間と労力がかかっていましたが、導入後はそれらの作業が不要となり、コストも大幅に削減されました。
これにより、他の重要業務にリソースを振り向けられるようになった点も大きなメリットです。
加えて、学生自身がマイページで支払状況などを確認できるようになったことで、確認のための電話やメールの対応が大きく軽減されました。

業務の“見える化”が実現したことで、私たち職員にとっても受験生にとっても、よりスムーズで安心感のある手続き体験を提供できていると感じています。

今後の入試業務やDX推進についての展望をお聞かせください。

入試や入学手続は、受験生と大学との最初の接点であり、その印象が大学全体の評価にもつながる重要なプロセスです。

今後は単なる事務的な「手続き」ではなく、よりスムーズで安心感のある「体験」として提供できるような業務改革を進めていきたいと考えています。
具体的には、さらなるペーパーレス化や業務の自動化を進め、職員の負担を減らすと同時に、受験生が迷わず手続きを完了できるようなユーザー体験の強化を目指しています。
また、リマインド機能の充実や、状況に応じた最適な情報提供を行えるような、個別最適化されたコミュニケーションの仕組みも重要だと考えていますので、
Post@entranceには、こうした方向性を支えるさらなる機能拡充を期待しています。
今後も、Post@entranceを入学業務DXの中核として活用し、大学全体の業務品質の向上を目指していきます。

これから導入を検討されている大学様へ

導入にあたっては、関係部署との調整や業務フローの見直しが求められるものの、その効果は非常に大きく、苦労以上の価値があると感じています。
入学手続きの可視化・効率化によって、職員の業務負担が軽減されるだけでなく、受験生の利便性も向上し、手作業から解放されることで重要な業務に集中できる環境が整います。
また、Post@entranceは柔軟なシステム設計なので、導入後も無理なく運用できる点が魅力です。

オンライン決済の主流化を見据え、早期に基盤を整えることが大学のDX推進において重要です。導入を検討されている大学様には、ぜひ前向きに一歩を踏み出していただきたいです。