入試業務をデジタル化、作業時間を大幅削減！業務効率化を実現したDX導入事例

数あるシステムの中から選定したその理由とは。

導入前の課題と導入のきっかけを教えてください。

導入前の最大の課題は、すべての業務が紙ベースで行われていたことによる作業の煩雑化と効率の悪さでした。
特に入学手続業務では、入学予定者の情報を提出された紙からデータ化する必要があり、作業やチェックに多大な時間と労力を要していました。

このような状況の中で、DX推進を担当するICT統括室が主導し、業務全体を俯瞰的に捉え、プロセスの見直しと最適化に取り組むこととなりました。
複数のソリューションを比較検討する中で、「Post@net」「Post@entrance」は費用対効果が高く、必要な機能が標準装備されており、さらに拡張性・柔軟性にも優れていた点が決め手となりました。
既存の業務フローを無理なくデジタルに置き換えられる点、複数部署のニーズを一元的に対応できる点も高く評価され、導入が決定しました。

実際に導入してどのような変化がありましたか？

Post@シリーズを導入したことにより、最も大きな変化は業務のスピードと正確性が格段に向上した点です。
従来の業務では、出願処理や入学手続きに関連する書類作成・郵送・データ入力・確認作業など、多くのプロセスが手作業で行われていました。
しかしシステム導入により、それらの作業がほぼオンライン上で完結できるようになり、物理的な手間が削減されただけでなく、入力ミスのリスクも大幅に減少しました。

さらに、職員の作業時間が目に見えて短縮されました。
入学手続きに必要なデータを受験生自身が入力し、それをCSVデータとしてダウンロード・一括処理できるようになったことで、これまで数日かかっていた処理が数時間で完結するようになりました。
また、部署間の情報共有もリアルタイムで行えるようになり、申請状況や処理進捗の可視化が実現。
結果として、教務課・入試課との連携もスムーズになり、組織全体としての運営力も強化されました。
業務に余裕が生まれたことで、学生対応や教育支援といった本来注力すべき業務に時間を割けるようになった点も、導入効果として非常に大きいと感じています。

導入プロセスや導入決定に至るまでの社内の反応はいかがでしたか？

実際には、導入の検討から決定、実装に至るまでのプロセスは非常にスムーズでした。
というのも、もともと従来業務に対して職員間で漠然とした課題意識が共有されており、「何かを変えなければ」という空気感があったからです。
入試業務は特に年によって処理件数にばらつきがあり、繁忙期には負荷が偏る構造になっていました。
そのため、早期から「効率化」「簡素化」の必要性が認識されており、システム化の提案に対して否定的な意見は少なかったのが実情です。

導入検討にあたっては、ICT統括室が中心となり、各部署の業務内容やフローを精査した上で、必要な機能要件を明文化し、複数のシステムを比較検討しました。
最終的に「Post@net」「Post@entrance」が選ばれた理由は、シンプルで使いやすいインターフェースと、費用対効果の高さ、そして導入後のサポート体制の安心感があったことです。
導入を進めるうえで特段の反対はなく、関係部署からも「このタイミングで導入できてよかった」という前向きな声が多く上がりました。
特に現場からは、過去の手作業による負担感やミスの不安が減ることへの期待が強く、現場主体で能動的に受け入れが進んだ印象です。

結果的に、システム導入は全学的な意思決定というよりも、現場のリアルな課題を起点とした、自然な流れの中で合意形成がされていった形で進行しました。
実装後も職員からは「もっと早く導入していればよかった」「毎年の業務がぐっと楽になった」といった声が多く聞かれ、導入の成果が実感されています。

特に評価できる機能やサポートについて教えてください。

Post@シリーズの中で特に評価が高いのは、操作しやすいインターフェースと、導入後の充実したサポート体制です。
初期設定から日々の運用まで、業務に不慣れな職員でも安心して使用することができました。
また、自由度の高さも魅力で、検定料の設定や文言変更など、現場に即した柔軟な対応が可能である点も高く評価されています。

さらに、問い合わせへの対応スピードと的確さも導入成功といえる大きな要因です。
例えばトラブル発生時には、QAサイトや電話ですぐに連絡が取れ、サポート担当者が問題を即座に把握し、解決まで伴走してくれる体制が整っています。
こうした姿勢により、現場の不安は大幅に軽減され、システム定着が加速しました。
また、定例的な振り返りや機能のアップデートもあり、単なる「導入して終わり」ではない体制が構築されている点は、他社製品と比較しても優れていると感じています。

受験生からの反応や評価はいかがでしたか？

実際のところ、受験生からの反応については大きなトラブルや混乱はなく、スムーズに使っていただけた印象です。
もともとWeb出願自体は以前から行っていたこともあり、大きなギャップは感じられていませんでした。
Post@netおよびPost@entranceの導入によって操作画面や流れが多少変わった部分もありましたが、説明文やヘルプガイドが充実していたことが起因していると考えています。
とはいえ、ポジティブな意見が多く寄せられたというより、「問題なく使えた」というニュートラル〜ポジティブな評価が中心でした。

一方で、追加出願時の条件に関する問い合わせが一定数あったのも事実です。
今後は注意書きやヘルプガイドをより分かりやすく改修予定です。

今後の展望や期待することを教えてください。

今後は出願から合否判定、入学手続き、入学準備までを完全に統合できる一元管理型システムへの発展を期待しています。
Post@シリーズはその柔軟性に富んでいるため、今後も他の業務システムとの連携や、AIによる本人確認・写真判定機能の導入、さらには学内他部門との情報共有の強化といった点でさらなる進化を見込んでいます。

また、学内全体の展望としてはペーパーレス化を一層進めることで、環境負荷の軽減にも貢献していきたいと考えています。
データ活用による分析・予測機能の拡充や、インターフェースのさらなる改善も今後のテーマです。
大学のDXは単なる業務改善にとどまらず、教育機関としての価値向上にもつながる取り組みです。
Post@シリーズと共に、持続可能で柔軟性ある大学運営を目指していきたいと考えています。