手作業からの脱却で“見える化”と業務効率化を実現――少人数体制でも可能にした、帯広畜産大学の入試DX。

数あるシステムの中から選定したその理由とは。

導入前、どのような課題を感じていましたか？

入試業務の多くが手作業で行われており、受験生の情報を一件ずつシステムに手入力する必要がありました。
特に成績請求チケットの入力は外部委託していましたが、人為的なミスを防ぐために2名体制での入力作業を行っていました。
また、志願者情報が紙ベースで管理されていたため、出願状況のリアルタイムな把握ができず、
郵便で届く払い込みの通知書を都度確認するという非効率なフローが存在していました。

Post@net導入の決め手は何でしたか？

やはり、Web出願に対応し、郵送作業を削減できる点が大きな決め手でした。
これまで受験生に所定の封筒を送付していたのですが、Post@netでは受験生自身がWeb上で印刷し、送付用封筒を準備できる仕組みとなっており、
発送業務そのものをなくすことができました。
また、選抜方式の追加や変更の際のシステム変更も学内で柔軟に対応でき、今後の入試制度変更を見据えた上でも、この柔軟性が魅力的でした。

実際に導入して感じた効果や反響は？

入試業務における一番の変化は、志願者情報の「リアルタイム確認」と「一元管理」が可能になったことです。
入金が確認された時点で志願者情報がダウンロードできるため、書類が未着でも進捗を把握でき、出願の判断を迅速に行えるようになりました。
また、宛名シールを学生に記入いただいていたのですが、その情報の修正も不要になり、志願者情報の取扱いはやりやすくなったなと思います。
さらに、経理業務では従来の紙ベースの払い込み通知の確認が不要になり、一覧データで管理できるようになった点も、
財務課にとって大きな業務改善でした。

導入時に困ったことや、学内調整で工夫された点はありますか？

導入当時の話を聞く限り、学内で大きな反発はなかったと聞いています。
ただ、新しいシステムを扱うにあたってマニュアルだけでは分からない部分があり、
その都度、Post＠net専用のサポートチームへ電話で確認しながら対応していました。
非常に丁寧に対応いただけたことで、初年度から大きなトラブルもなく運用を開始できたのは、サポート体制の賜物だと思います。

今後の入試業務やDX推進についての展望をお聞かせください

将来的には、出願業務にとどまらず、合格発表から入学手続きまで一貫してオンライン化したいと考えています。
現時点では、単科大学で入学者数も多くはないことから、費用対効果の面で入学手続きシステムの導入には慎重にならざるを得ない状況です。
しかし、Post@netを通じて得られた業務効率化の成果を実感しているからこそ、「いずれは導入したい」という気持ちは強く持っています。
今後、学内での調整が整い次第、オプション機能の活用も視野に入れていきたいと考えています。

実際、現在利用している出願システムに対しては、
これまでに蓄積された実績と改善の積み重ねによって、非常に精度の高い仕組みが構築されていることが伺えます。
今後のDX推進においても、そうした信頼感のあるサービスと共に、一歩一歩着実に進めていければと考えています。

これから導入を検討されている大学様へ

最初は不安もありましたが、実際に使ってみると“思っていたより簡単”でした。
Post@netは少人数でも無理なく導入でき、学内調整もスムーズでした。業務改善を考えているご担当者の方は、ぜひ一歩踏み出してみてほしいと思います。


※画像は「帯広畜産大学ウェブサイトより引用」