業務効率化×受験生の利便性を両立――「迷わせない入試」の実現へ。

数あるシステムの中から選定したその理由とは。

Post@net導入前に感じていた課題や、導入の決め手について教えてください。

Post@netを導入する以前、紙の願書を使用した出願受付業務を行っており、すべての受験生情報を職員が手入力で学内の入試システムに登録していました。
入試シーズン中には膨大な件数のデータ入力が発生し、業務量が非常に多くなるだけでなく、入力ミスや情報の取り違えなど、ヒューマンエラーのリスクも高まっていました。
また、紙の出願書類を印刷・郵送するためのコストも無視できない問題でした。
こうした背景から、業務効率化とデジタル化（DX）の必要性が学内で議論され、Web出願システムの導入が検討されるようになりました。

複数の企業からシステム提案を受けた中で、Post@netは柔軟で自由度が高く、大学の運用フローに合わせた設計ができる点、そしてコストパフォーマンスの良さが非常に魅力的でした。
また、導入実績が豊富で、信頼できるサポート体制が整っていたことも大きな安心材料でした。
結果として、Post@netを導入することで、これまで課題となっていた出願受付業務の大幅な効率化が図れ、入試業務全体のクオリティ向上に繋がりました。

実際に運用してみて感じた操作性や利便性について教えてください。

Post@netおよびPost@entranceの操作性は非常に高く、画面の視認性やデータの連携構造が直感的に理解しやすいため、システム導入当初からスムーズに業務に取り組むことができました。
私自身は前任者の退職と同時に入試担当として着任したため、引き継ぎ資料が完全でない状態からスタートしましたが、それでもシステムの操作に戸惑うことは少なく、すぐに実務に慣れることができたのは大きなメリットでした。

例えば、マスター設定ではエクセルでの一括編集・登録が可能であり、画面上で一件一件操作する必要がないため、設定作業の効率が大幅に向上しました。
また、ドラッグ＆ドロップによる画面の項目配置変更など、ユーザーの利便性を意識した設計が随所に施されていることも使いやすさのポイントです。
マニュアルも非常に丁寧に作成されており、分からない点が出てきても画面を見ながらすぐに確認・対応できる点は、特に新任の大学職員にとって心強い支援になっています。

さらに、問い合わせ機能や電話サポートも迅速で、操作方法や仕様に関する不明点に対して的確にアドバイスをもらえるため、安心して運用ができます。
大学の入試業務に特化した設計であるからこそ、細部まで「かゆいところに手が届く」ような使い勝手の良さがあり、業務にストレスを感じることがありません。

Post@entrance導入後の入学手続き業務の変化について教えてください。

Post@entranceを導入してから、入学手続きに関する業務が大幅に効率化されました。
特に、受験生の入学手続きステータスがリアルタイムで確認できるようになったことにより、入試担当者が抱えていた「誰が手続きを完了していて、誰がまだなのか分からない」という不安が解消されました。
従来は、入金状況を確認するために経理部門や通帳を都度確認する必要があり、時間も労力もかかっていたのですが、現在は管理画面で一目でステータスが把握できるようになっています。

また、手続きが完了していない受験生に対しては、システム内で条件を設定して対象者を抽出し、リマインドメールを一斉に送るといった対応も可能になり、追いかけ業務の効率も飛躍的に向上しました。
例えば「住所等の入学手続き情報は登録したが、納入金が未入金の受験生」や「入学辞退登録をしたが、郵送する書類をまだ提出していない受験生」といった条件で検索を行い、必要に応じて対象者に適切な案内を行うことができるようになりました。また、これらの機能により、入学手続き者数や辞退者数の見通しも立てやすくなりました。
この機能は出願時のPost@netでも同様の機能があり、「検定料を入金したが、書類未提出の受験生」などに適宜案内を送付しています。これらの機能を通して受験生にも大学にも負担が少ない運用が可能になりました。

結果として、受験生からの「自分の入学手続きは完了していますか？」という問い合わせも減り、大学側の対応負担も軽減。入試期間中の煩雑な業務がスムーズに回るようになりました。

学内他部署との連携や、データ活用に関するエピソードを教えてください。

Post@netから出力したCSVデータは、学内の上位システムに連携して利用しています。
初期段階では、連携に必要なCSVの項目設定などに手間がかかりましたが、テスト環境で何度もシミュレーションを行い、予期せぬトラブルが起きないように万全の準備をして本番運用に臨みました。

上位システムはデータベース的な構造をしており、操作性がやや複雑なため、最初は戸惑いもありましたが、Post@netの柔軟な出力設定によって、必要な形式に加工した上で取り込むことができるようになりました。
これにより、大学内の他部門との情報共有もスムーズに行えるようになり、業務の属人化を防ぐことにも繋がっています。

将来的には、さらなる業務連携を視野に入れた運用の最適化を検討しており、データの一元管理や自動化も視野に入れた仕組み作りを進めていきたいと考えています。
ポスタシリーズのカスタマイズ性の高さは、こうした長期的な改善にも柔軟に対応できる点が魅力です。

将来的な展望や、DX推進に向けた構想について教えてください。

本学では、今後も受験生が安心してスムーズに出願・手続きできる仕組みづくりを目指しています。
特に、ウェブ出願における「分かりやすさ」は受験生の満足度に直結するため、画面のUI設計や案内マニュアルの整備をより一層強化していきたいと考えています。
幸い、Post@netではマニュアルの雛形も提供されており、大学ごとにアレンジしやすい点も大きな助けとなっています。

また、大学全体としてもDX推進への取り組みが加速しており、クラウド化やAIの活用など、新たな技術の導入が検討されています。
入試部門でも、今後は個別最適化された受験生への情報提供などを実現していきたいと考えています。
Post@シリーズは、こうした将来構想に対しても柔軟に連携できるポテンシャルを持っており、今後も大学のDX推進を支える基盤として期待しています。

近年の大学入試のトレンドや変化に対して、どのような備えをしていますか？

近年、大学入試を取り巻く環境は大きく変化しており、探求型入試や学力試験の在り方の見直しなど、柔軟かつ多様な対応が求められるようになっています。
本学でも、2026年4月より新しい理系学部の設置を予定しています。それに伴い、新たな入試や併願方法の検討を進めており、出願時のミスや混乱を防ぐためのテスト運用にも着手しています。

また、受験生の不安を解消するため、ログイン画面の分かりやすさやパスワード再発行の仕組みなど、ユーザビリティの向上にも継続的に取り組んでいます。
加えて、出願者が保護者と別のメールアドレスでアカウントを作成した際のトラブルにも対応できるよう、説明文や案内方法の改善も行っています。

これらの取り組みを通じて、受験生が「迷わず出願できる」「安心して手続きできる」大学を目指していきたいと考えています。
変化の激しい入試業界においても、柔軟に対応できる体制を整え、大学職員として常に一歩先を見据えた運用を心がけています。