「"大和大学に寄り添ってくれる"──その実感が、入試を変えた。」 特徴的な併願制度×受験者数の増加。成長を続ける大和大学が選んだ、"大学起点"の出願システム改革。
導入サービス
インターネット出願システム「Post@net（ポスタネット）」、志願者管理システム「Post@inside（ポスタインサイド）」、合否照会システム「Post@pass+（ポスタパスプラス）」を導入。
導入前の課題点
毎年、入試の内容が確定すると、大和大学の入試広報本部には静かな緊張が走る。
ここから秋口の出願開始までの限られた期間に、複雑に入り組んだ併願制度の設計からシステムの確認作業までを、少人数の職員で一気に仕上げなければならない。
大和大学の入試制度は、他大学と比べても際立って特徴的だ。
学部間の併願に加え、入試方式ごとに「基礎評価型」「総合評価型」といった複数の受験の「型」が存在し、どの型を選ぶかによって第二志望・第三志望の選択肢まで変わる。さらにはグループ校との併願ルールも絡み合う。
受験生を一人でも多く迎えるために、入試設計は毎年のように見直される。
しかしその度に、システムもほぼゼロベースからの見直しが必要だった。
そして、受験者数が右肩上がりに増え続ける中、受験生からも「画面が見づらい」「出願の操作がわかりにくい」という声が届くようになる。
大学側も「本当はここを直したい」と思いながら、システムの制約で手が出せない。
そんなもどかしさが、何年も積み重なっていた。
導入して変わったこと・実際の感想
Post@netが変えたのは、業務の時間だけではない。
入試広報本部の「空気」そのものだった。
以前のシステムでは、願書情報のデータ入力を同時に行えるのは1人だけ。
1日に200件、300件と届く調査書を前に、封筒を開ける作業は皆で分担できても、入力の順番を待つしかない時間が生まれる。
朝9時に始めた入力作業が、遅い日には夜遅くまで及ぶこともある。繁忙期にはそんな日が何日も続いた。
Post@netに切り替えた瞬間、その風景は一変する。
2人、3人、5人と同時にログインして作業を進められるようになり、1日がかりだった入力が短時間で終わる。チームで動ける入試になった。
変化は入力作業だけにとどまらない。
受験生から寄せられていたシステム起因の問い合わせ。
顔写真のアップロードエラー、高校名が見つからない、半角全角の入力トラブルなどの問い合わせはほぼゼロに。
合格発表時の課題も解消され、受験生にとっての「合否を確認する瞬間」も、より安心して届けられるようになった。
入試制度の変更対応も、もう「毎年ゼロからやり直す」必要はない。
初年度に構築したマスターデータは翌年以降も流用でき、変わらない部分はそのまま、変更箇所だけを手直しすればいい。
これまで長い期間を要していた確認作業は、半分以下に短縮される見込みだ。
そして何より、サポートの存在が大きい。
「忖度なしに言っても、本当によくしてもらっている」
そう語る担当者の表情には、初年度を共に乗り越えた信頼がにじんでいた。
数あるシステムの中から選定したその理由とは。
- 導入前、一番つらかったことは何ですか？
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やはり、すべてを自分たちだけで抱えなければならなかったことですね。
本学の入試は、併願制度が特徴的です。
入試方式ごとに複数の受験の「型」があって、併願する学部や型の組み合わせによってルールが変わる。
一箇所を変更すると、関連する他の部分にも波及するので、たとえ前年に確認が終わっている箇所でも、もう一度ゼロからチェックし直す必要がありました。
入試の内容が確定する時期から秋口までの数ヶ月に、その膨大な確認作業を少人数でやりきらなければならない。
毎年、そのサイクルが繰り返されて……正直なところ、億劫に感じてしまうこともありましたね。
「変えたい」という気持ちは何年も前からあったんです。
でも、システムを丸ごと切り替えるとなると、我々にとっても大きな負担になる。
そこでどうしても二の足を踏んでしまっていたというのが、本音のところです。
- 複数社を比較された中で、Post@netを選ばれた決め手は？
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大学の入試に"寄り添ってくれる"こと。これに尽きます。
複数社を比較検討したのですが、規模の大きい会社さんほど、いわゆる「パッケージ売り」の傾向が強いんですね。
用意されたシステムの型に、大学が自分たちの入試を合わせていかなければならない。
本学のように、毎年改革を続ける入試制度を抱えている大学にとっては、「今年はこの併願ルールに対応できません」と言われてしまったら、入試そのものが成り立たなくなってしまう。
その点、Post@netは最初のご提案の時点から「大学のやりたいことに合わせたシステム構築も対応可能です」というスタンスで、柔軟にオプションを組み、カスタマイズも含めて、ひとつひとつ実現していただけた。
実際、導入初年度はおそらく「こんな要望は初めてだ」というような変更がいくつもあったのではないかと思います。
それでも一つひとつ、丁寧に対応してくださった。
その結果、何のトラブルもなく、きれいに入試を終えることができたんです。
「パッケージに合わせる入試」ではなく、「大和大学の入試に合わせてくれるシステム」。
その安心感は、何物にも代えがたいものでした。
- サポート体制について、率直な感想を聞かせてください。
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忖度なしに言います。本当に、よくしていただいています。
導入初年度は、私自身がPost@netのことを何も知らない状態からのスタートでした。
質問もたくさんしてしまったと思うのですが、本当に一から丁寧に教えていただきました。
特にありがたかったのは、「先回りしてくれる」姿勢です。
こちらが「入試でこういうことをしたい」とお伝えすると、「それならこうした方がいいですよ」とご提案をいただける。
それだけでなく、こちらでは「もう設定完了した」と思い込んでいたものに対して、「ここ、まだ設定が抜けていますよ」「これ、できていますか？」と声をかけてくださることもありました。
あの時もし、その確認がなかったら・・・。
正直、入試本番で重大なミスにつながっていた可能性もあったと思います。
本当に細かいところまで見ていただいていたんだな、と感じました。
おかげで、万全の体制で入試に臨むことができました。
作業が楽になったことはもちろんですが、それ以上に大きかったのは精神的な安心感です。
「何かあっても、一緒に支えてくれる人がいる」
初めてのシステムで不安だらけだった中で、その信頼感がどれだけ心強かったか。
同じチームとして、入試に向けて一体となって取り組んでいるような、そんな感覚でしたね。
- 今後の展望と、導入を検討されている大学へメッセージをお願いします。
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今後は、属人化しない入試運用を目指していきたいですね。
ITに詳しい人材だけが操作できるのではなく、誰でもボタン一つで志願状況が把握できる。
誰が見ても直感的にわかるシステムになっていくと、もっと心強いなと思っています。
それから、導入を迷われている大学さんにお伝えしたいのは、「パッケージに自分たちを合わせる必要はない」ということです。
ウェブ出願はもう当たり前の時代です。
その中で、どのシステムを選ぶかで入試業務の負担は大きく変わります。
本学が一番ありがたかったのは、大学ごとのニーズに合わせて設計してくれるところ。
「大学がやりたかった入試」を、そのまま実現してくれるシステムなんです。
学内の決裁を通すのも、切り替えの決断をするのも、正直なところ勇気がいることだと思います。
本学も長い間、踏み出せずにいましたから。
でも、振り返ってみれば、並行稼働なしの一括切り替えでも大きな支障なく運用できましたし、もっと早くやればよかったとさえ思っています。
「何から始めればいいかわからない」
そんな大学にとっても、安心して頼れる会社だと、この1年で実感しました。
