『「変わらなければならない」を、結果で証明した。』 数時間かかっていた学納金収納業務が、数分で終わる世界へ。
導入サービス
2025年9月より学費等決済システム「Post@edufee（ポスタエデュフィー）」で学納金の徴収を実施された流通経済大学様は、
日本通運株式会社の出捐により、1965年に国内で初めての産学協同を実現した大学として、茨城県に開学。
｢実学主義｣｢教養教育｣｢全員ゼミ（少人数教育）｣を教育における三本柱と位置づけ、実社会で即戦力となる人材の育成を理念とされている。
導入前の課題点
「紙をなくしたい」
その想いは、長年抱え続けていた課題だった。
流通経済大学では、約5,000人分の学納金徴収を振込用紙を郵送して、その封入・封緘作業は10人以上の職員を動員して1日がかりで行っていた。
用紙や封筒の在庫確認、プリンターや紙折り機の不調への不安。どれか一つでも止まれば、全体のスケジュールが崩れる。
常に「ヒヤヒヤ」とする業務だった。
加えて、年間9,000~10,000通に及ぶ郵送コストは、約100万円。
入金後も、振込名義が学生本人でないケースが頻発し、消込作業には毎日1～2時間を要していた。
「職員の負担が大きい」
「支払者にとっても、銀行窓口に行かなければならない不便さ」
DX化の必要性は明確だったが、金額変更の際の柔軟性や運用負荷を考えると、口座振替等では対応が難しかった。
“変わらなければならない”という想いと、“失敗できない”という現実。その両立が最大の課題だった。
導入して変わったこと・実際の感想
最も大きな変化は、作業時間の劇的な削減である。
これまで数時間かかっていた入金確認・消込作業は、数分で完了するようになった。
封入・封緘作業は完全になくなり、他部署への応援依頼もゼロ。
「100あった負担が、ゼロになった」という表現は誇張ではない。
郵送についても、初回の案内を除き、今後は郵送ゼロ。
年間約100万円かかっていた郵送コストは、今後発生しない見込みだ。
支払者側の反応も変わった。
クレジットカードやペイジーに対応したことで、24時間いつでも支払いが可能となり、実際に約470件がクレジットカード決済を選択した。
「使ってみたら簡単だった」「時間を気にせず支払える」という声も寄せられている。
もちろん、初回導入時には約100件以上の問い合わせがあり、電話対応に追われる場面もあった。
しかし、それは5,000人規模の運用を切り替える上で避けられない通過点だった。
職員の業務効率化と、支払者の利便性向上。
その両立は、机上の理想ではなく、現場で実感できる成果として現れている。
「100％の方法はない。だが、確実に前に進んだ」
その実感こそが、Post@edufee導入の最大の価値である。
数あるシステムの中から選定したその理由とは。
- 学納金決済のオンライン化を検討した理由を教えてください。
-
紙をなくしたいという想いは何年も前からありました。
これまでは振込用紙を発送していたのですが、他業務を行っている職員にも依頼をして、振込用紙の封入・封緘作業を行っており、正直申し訳なさを感じていました。
また、用紙・封筒の在庫の確認やプリンター・紙折り機などの機器類のメンテナンスの必要もあり、特に機器類については、不調にならないかという心配事を抱えながら業務を行っていました。
また、実際に徴収が始まってからも、振込名義人が正しくないケースもあり、その度に他部署への確認や、振込用紙の紛失による再発行等の手間も発生していました。
そういった背景に加え、世の中のDX化の機運も感じていたことから、検討を進めることにしました。
- Post@edufeeを選択いただいた理由を教えてください
-
口座振替という手段もありますが、徴収金額の変更にタイムリーに対応できないという点がネックになりました。Post@edufeeではそのような変更にも柔軟に対応できますし、導入前のご提案時に、システムの画面や操作が非常にシンプルだと感じました。
また、これまでは銀行窓口に行く必要があり、支払いができる時間も限られていましたが、クレジットカードやペイジーも使えますし、24時間いつでも支払できるため、職員の現状の課題解決だけでなく、支払者にとってもメリットがあると感じました。
左：岡田様、右：若山様
- 実際にお使いになっていかがでしたか。
-
これまでの封入・封緘作業がなくなったことはやはり大きかったです。
徴収開始後も、今までは日々入金の確認をして、消込作業を行っていました。導入後は入金済みか一目瞭然で分かるようになったので、作業時間も減り、１~２時間かかっていた作業が数分でできるようになり、効果を実感しています。
初回については、支払方法が変わるという内容のはがきを事前に支払者に郵送しましたが、次回以降は郵送はゼロになります。
また、約500名の留学生が在籍する本学では、海外送金対応の負荷が課題でしたが、Post@edufeeとFlywireの連携により、その手間と時間を劇的に短縮できました。
- 最後にこの記事を読んでいる皆さんに伝えたいことをお願いします。
-
振込用紙の郵送と消込作業がなくなるので、導入した効果はありました。
本学は、学生数が5,000人規模ですが、学生数が多い大学ほど効果が期待できるかもしれません。
職員の業務効率化、支払者へのサービス拡充の両面で期待できるシステムだと思います。
もちろん、100％完璧なシステムは存在しないと思いますので、もっとこうなれば…という場面もありますが、
御社システムと本学の運用について意見を交換しながらお互いに改善を重ねていきたいと思っています。
今後も期待しています。
