「制度変更のたびに発生する高額な改修費を見直したい。」 入試改革と業務改革を支えたPost@netシリーズ活用の軌跡
導入サービス
Post@net（ポスタネット）
Post@inside（ポスタインサイド）
Post@pass+（ポスタパスプラス）
Post@entrance（ポスタエントランス）を導入。
導入前の課題点
『少子化の時代だからこそ、入試を変え続けなければならなかった。』
18歳人口の減少が続く中、フェリス女学院大学様では数年前から本格的な入試改革に取り組んできた。
志願者の得意を活かせる制度へ。
新たな入試区分の追加、選抜方法の細分化。
毎年のように制度変更が発生する環境の中で、従来利用していた出願システムには大きな課題があった。
それは、
「制度を変えるたびにカスタマイズが必要になること」
だった。
入試課の長澤様は当時を振り返る。
「入試制度を変更するたびに高額な改修費用が発生し、これを続けていくのは難しいと感じていました。」
改革を進めたい。
しかし制度変更のたびに発生する改修コストが、その足かせになっていた。
『願書処理の外部委託にも大きなコストがかかっていた。』
当時は一般入試の願書処理業務を外部委託していた。
出願受付から志願者登録までを委託先が担当し、12月末から3月中旬まで長期間にわたって運用を依頼していたという。
運用負荷は軽減される一方で、継続的な委託費用は決して小さくなかった。
一方で学内では、
「本当に外部委託し続ける必要があるのか」
という議論も生まれ始めていた。
導入して変わったこと・実際の感想
『「外注しなくてもできるかもしれない。」という期待感』
システムの切り替えをきっかけに、願書処理業務の内製化に切り替えた。
業務を見直した結果、
「実は自分たちでできる部分が多いのではないか」
ということが見えてきた。
現在では、かつて外部委託していた業務を入試課内で運用している。
システムの変更は、単なるシステム更新ではなく、業務改革そのものにつながっていた。
長澤様が特に評価するのは設定のしやすさだ。
受験生向け画面の文言修正や表示内容の変更。
以前であればベンダー依存になりがちだった細かな改善も、自分たちで対応できるようになった。
「受験生に見える画面を確認しながら、その場で細かい修正ができるようになりました。」
現場が考え、現場で改善できる。
そのスピード感が業務品質の向上にもつながっている。
『情報共有のあり方も変わった。』
フェリス女学院大学様では、出願後の業務は入試課だけでは完結しない。
入学手続きや書類管理など、複数部署が関わる。
リアルタイムで状況を確認できるようになったことで、情報共有スピードと業務効率が大きく向上したという。
数あるシステムの中から選定したその理由とは。
- 入試改革を進める中で、どのような課題を感じていましたか？
-
18歳人口の減少を背景に、学内でも「受験しやすい入試へ変えていこう」という動きが強くなりました。
一般選抜（併願）などの見直し、入試方式の細分化など、制度変更が発生するようになったのですが、当時利用していたシステムは制度変更のたびにカスタマイズが必要でした。
その改修費用も決して小さくありませんでした。
カスタマイズを重ねるたびに費用が発生し、その金額も高額になることがありましたので、「このままでは入試改革を継続することが難しいのではないか」という危機感がありました。
加えて、一般入試の願書処理業務を外部委託していたため、継続的な委託費も発生していました。コスト面は大きな課題だったと思います。
- システム選定時に重視されたポイントは何でしたか？
-
最も大きかったのはコスト面です。
率直に申し上げると、まずはそこが一番でした。
ただ、それだけではありません。
今後も入試制度は変わり続けることが予想されましたので、制度変更への対応力や柔軟性も重視していました。
毎回ベンダーに依頼しなければ何も変更できない仕組みではなく、自分たちである程度設定変更できることが重要だったと思います。
また、導入後のサポート体制も結果的には非常に大きな評価ポイントになりました。
- 実際に導入してみて、印象に残っていることはありますか？
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良い意味で予想を超えていたのはサポート対応です。
運用開始当初は分からないことも多く、かなり頻繁に問い合わせをさせていただきました。
そのたびに非常に早く回答をいただけましたし、単に質問へ回答するだけではなく、「本当にこの設定で受験生が問題なく出願できる状態になっているか」というところまで一緒に確認していただけました。
そうしたやり取りを重ねる中で、安心して運用できる環境が整っていったと感じています。
- 導入後、最も大きく変わったことは何でしょうか？
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一番大きいのは業務の考え方そのものが変わったことかもしれません。
システムを切り替えるタイミングで業務全体を見直した結果、「この業務は本当に外部委託が必要なのか」という議論になりました。
その結果、願書処理業務の内製化に踏み切りました。
現在は入試課内で運用しています。
システムが変わったことで、結果的に業務そのものの見直しにもつながったと感じています。
- 今後の大学入試業務において、どのような姿を目指されていますか？
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目指したいのは「システム担当者がいなくても回る入試業務」です。
人事異動がありますし、特定の担当者だけが設定できる仕組みでは継続性に課題があります。
システムに詳しい職員を育成し続けることも重要ですが、それだけでは限界があります。
理想としては、大学側が募集要項や制度設計を伝えれば、それに沿った設定まで支援してもらえるような仕組みです。
専門知識を持つ担当者がいなくても、安定的に運用できる環境が実現できれば理想的だと思います。
- 最後に、これから入試改革に取り組む大学へのメッセージをお願いします。
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サポートが非常に手厚く、回答も早いです。制度変更が頻繁に行われる大学でも柔軟に運用できますし、設定もしやすいと感じています。
入試改革を進めていく大学にとって、安心して利用できるシステムだと思います。
